Nómina
Instructivo de Nómina en SeeOn, para personal de nómina.
El objetivo es dejar la nómina configurada y explicar el trabajo del día a día: liquidar nómina, pagarla y cerrarla.
Todas las imágenes de esta guía son pantallas reales del sistema.
Cómo entrar al módulo
Abra el menú de módulos en la parte superior (ícono de cuadritos) y elija Módulo nómina. El menú de la izquierda cambia según el módulo.
- Principal: Liquidaciones, Empleados, Préstamos, Vacaciones, Incapacidades y Licencias.
- Configuraciones: Configurar compañía, Conceptos de nómina, Fondos y Nómina electrónica.
Haga primero toda la configuración de Contabilidad. La nómina usa las cuentas, comprobantes y terceros de Contabilidad.
Configuración de Nómina
Menú: Nómina → Configuraciones. Haga esta configuración después de Contabilidad y en este orden: compañía, conceptos, fondos y empleados.
Configurar compañía: variables generales
Menú: Nómina → Configuraciones → Configurar compañía. La pestaña Variables generales define la jornada, los topes anuales y los comprobantes que usará la nómina.
- Horas a la semana, Tipo periodo, Horas periodo y Días periodo: la jornada legal vigente.
- Salario mínimo, Subsidio de transporte día y Tope subsidio transporte: actualícelos cada año.
- Comprobante nómina, Comprobante parafiscales y Comprobante prestaciones sociales: los comprobantes creados en Contabilidad.
- ARL y Caja de compensación de la empresa. Si se dejan vacías, se usan las del empleado.
- Provisionar mensual: márquela para que cada cierre registre la provisión de prestaciones.
- Empresa no exonerada de parafiscales: márquela solo si la empresa debe pagar salud a cargo del empleador, ICBF y SENA. Si no se marca, el sistema aplica la exoneración y no calcula esos aportes.
- Validar préstamos al cerrar: verifica los saldos de los préstamos antes de cerrar.
Configurar compañía: conceptos fijos
Indique qué concepto de nómina corresponde a cada rubro legal: pensión, salud y subsidio de transporte; fondo de solidaridad y retención; incapacidades, prima, vacaciones y cesantías; licencias, etc.
Configurar compañía: provisiones
Aquí se definen los porcentajes y las cuentas contables de los aportes y las provisiones.
Para cada rubro (Salud, Pensión, ARL, Caja, ICBF, SENA, Prima, Vacaciones, Cesantías e Intereses sobre cesantías) llene el porcentaje legal, la cuenta crédito y la cuenta débito según el tipo de empleado.
- Cuenta crédito: el pasivo. Por ejemplo, 2370xx para aportes y 2610xx para prestaciones.
- Cuenta débito admin / venta / oper: el gasto según el tipo de empleado. Por ejemplo, 5105xx para administrativo, 5205xx para ventas y 7205xx para operativo (producción).
Error común: poner una cuenta de gasto (5105…) como cuenta crédito. La cuenta crédito siempre es el pasivo (2370…, 2380…, 2610…).
Configurar compañía: fondos de solidaridad y retención
Los topes y porcentajes del Fondo de Solidaridad Pensional, el valor de la UVT, el porcentaje de rentas exentas y los rangos de retención en la fuente. Pulse Guardar en cada pestaña.
Conceptos de nómina
Menú: Nómina → Conceptos de nómina. Catálogo de devengos y deducciones: salario, horas extra, auxilios, embargos, préstamos, etc.
Los conceptos con la etiqueta Sistema son legales y no cambian de código. Pulse Agregar para crear uno propio.
- Tipo: Devengo o Deducción.
- Cálculo: Valor fijo o Porcentaje del sueldo.
- Porcentaje: obligatorio si el cálculo es sobre el sueldo.
- Cta. administrativo / ventas / operativo: la cuenta del PUC (6 dígitos o más) a la que va el concepto según el tipo de empleado.
- Proveedor: el tercero acreedor para deducciones a favor de terceros (por ejemplo, el banco de una libranza o el juzgado de un embargo).
Cada concepto debe tener cuenta contable. Si un empleado tiene un concepto sin cuenta, el sistema no deja cerrar la nómina y le indica cuál es.
Fondos
Menú: Nómina → Fondos. Registre las entidades: EPS (Salud), fondos de pensión, fondos de cesantías, cajas de compensación y ARL, con su NIT.
Cada fondo queda creado como tercero. Así, en los asientos de aportes, el crédito queda a nombre de la entidad.
Empleados de nómina
Menú: Nómina → Empleados de nómina. Pulse Agregar, o el lápiz para editar. La ficha tiene cuatro pestañas: General, Fondos y retención, Contrato y Otros.
Empleado: General
Documento, nombres, apellidos, ciudad, dirección, correo y otros datos personales. Opcionalmente puede vincularlo con un usuario del sistema.
Empleado: Fondos y retención
Salud, Pensión, Cesantías, Caja de compensación y ARL, con su % ARL según el riesgo. También la actividad económica ARL y el método de retención.
Si no asigna los fondos al empleado, el aporte se registra a nombre del propio empleado y no de la entidad. Asígnelos siempre para que la cartera con cada entidad quede correcta.
Empleado: Contrato
Salario, tipo de salario y tipo de empleado. El tipo de empleado (Administrativo, Ventas u Operativo) define si el gasto va a 51, 52 o 72. Complete también el tipo de contrato, la fecha de inicio, el turno, el centro de costos, la forma de pago y la cuenta bancaria del empleado.
La fecha de Inicio afecta la liquidación. Si el contrato empieza a mitad de mes, el primer mes se liquida proporcional a los días trabajados.
Empleado: Otros
Foto, PILA, si es pensionado, tratamiento de incapacidades y horario.
Novedades de nómina
Las novedades se registran antes de liquidar o mientras la liquidación del mes esté abierta. Cuando la liquidación se cierra, sus novedades quedan bloqueadas y no se pueden editar.
Préstamos a empleados
Menú: Nómina → Préstamos → Agregar. Llene empleado, descripción, monto, cuota mensual y fecha de inicio. Pulse Guardar.
En cada liquidación se descuenta la cuota. Al cerrar la nómina se actualizan las columnas Pagado y Saldo. Cuando el saldo llega a cero, el préstamo pasa a Pagado.
Contablemente, la cuota descontada se abona a la cuenta Préstamos a empleados (1365) configurada en Cuentas de tesorería.
Vacaciones
Menú: Nómina → Vacaciones → Agregar. El valor se calcula como base ÷ 30 × (días de disfrute + días en dinero).
- Tipo: En tiempo (disfrutadas) o compensadas en dinero.
- Periodo causado desde / hasta: el año de servicio al que corresponden.
- Fecha de inicio / final: las fechas reales de disfrute.
- Días hábiles y Días en dinero.
- Base mensual: si la deja en 0, se usa el sueldo actual del empleado.
Incapacidades
Menú: Nómina → Incapacidades → Agregar. Los días son calendario.
- Enfermedad general: la empresa paga los 2 primeros días y la EPS el resto, al 66,67 %.
- Accidente o enfermedad laboral, maternidad o paternidad: se pagan al 100 %.
- Es prórroga: márquela si continúa una incapacidad anterior. Así no se cargan otra vez los 2 días a la empresa.
- Número de radicado: opcional, para el cobro ante la EPS.
Licencias
Menú: Nómina → Licencias → Agregar.
- Tipo: remunerada, luto, calamidad, sufragio o no remunerada.
- Las remuneradas se pagan con base ÷ 30 × días.
- La no remunerada no paga ese tiempo.
Liquidar, pagar y cerrar la nómina del mes
El ciclo del mes es: Calcular → revisar → Pagar primera quincena → Pagar segunda quincena → Cerrar nómina.
Calcular la liquidación del mes
Menú: Nómina → Liquidaciones. La lista muestra cada mes con sus empleados, neto a pagar y estado.
Para liquidar un mes, pulse Calcular, indique año y mes, y vuelva a pulsar Calcular.
- Estados: Borrador, En liquidación, Primer corte liquidado, Pendiente de cierre, Cerrada y Anulada.
Solo puede haber una liquidación activa por mes. Si necesita rehacerla, use Recalcular dentro de la liquidación, o anúlela y calcule de nuevo.
Revisar la liquidación
Al calcular se abre el detalle del mes. Los recuadros superiores muestran Empleados, Devengos, Deducciones, Aportes del empleador, Neto a pagar, Pagado y Pendiente. La tabla muestra cada empleado con sueldo, devengos, deducciones, neto, pagado, pendiente y estado.
Pulse Ver en un empleado para ver su liquidación completa: lo que se le paga, lo que se le descuenta y los aportes del empleador. Los aportes del empleador (pensión, ARL, caja y las provisiones de prima, vacaciones, cesantías e intereses) no se descuentan al empleado.
Si cambia una novedad (por ejemplo, agrega una incapacidad), vuelva a la liquidación y pulse Recalcular.
Registrar los pagos
En el detalle de la liquidación use Primera quincena, Segunda quincena o Registrar pago (para anticipos o un pago final).
Verifique la fecha del pago: es la fecha con la que se registra la salida del banco. Revise el valor de cada empleado (viene sugerido y puede ajustarlo) y pulse Guardar.
Se abre el volante de pago de cada empleado, listo para imprimir. Después puede volver a imprimir los volantes con Ver en la tabla de Pagos, o con Volante consolidado para el volante de todo el mes.
Cada pago genera de inmediato su asiento: débito a Salarios por pagar y crédito al Banco. Se ve en la sección Contabilidad al final de la liquidación.
Cerrar la nómina
Cuando todo está pagado, el estado pasa a Pendiente de cierre, el Pendiente queda en 0 y aparece el botón Cerrar nómina. Pulse Cerrar nómina y confirme.
- Revisa que todas las cuentas estén configuradas. Si falta alguna, no cierra y le dice cuál.
- Registra tres asientos con la fecha final del mes: causación de nómina, aportes de seguridad social y parafiscales, y provisiones de prestaciones sociales (si está marcado Provisionar mensual).
- Descuenta las cuotas de los préstamos y marca las novedades como pagadas.
- Bloquea la liquidación y sus novedades.
La sección Contabilidad de la liquidación muestra todos los asientos: los pagos y los tres del cierre, cada uno con su número, documento, fecha, valor y estado (Vigente o Reversado).
Qué asientos hace la nómina y cómo revisarlos
Cada pago y el cierre generan asientos que puede revisar desde la liquidación o desde Contabilidad.
Pago de nómina
Se genera en cada quincena o anticipo.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2505 Salarios por pagar (por empleado) | Valor pagado | |
| 1110 Bancos (Banco principal) | Total del pago |
Causación de nómina
Se registra al cerrar la nómina.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5105 / 5205 / 7205 Gasto de cada devengo (sueldo, extras, auxilios…) | Devengos | |
| 2370 Salud y 2380 Pensión del empleado | Deducciones de ley | |
| 1365 Préstamos a empleados | Cuota descontada | |
| Otras deducciones (embargos, libranzas…) | Valor descontado | |
| 2505 Salarios por pagar | Neto del empleado |
La suma de los créditos a Salarios por pagar del cierre es igual a la suma de los débitos de los pagos. Así, la cuenta 2505 queda en cero cuando la nómina está totalmente pagada y cerrada.
Aportes a cargo de la empresa
Se registran al cerrar: pensión, ARL, caja y, si la empresa no está exonerada, salud, ICBF y SENA.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto del aporte (5105xx / 5205xx / 7205xx) | Valor | |
| Pasivo con la entidad (2370 / 2380), a nombre del fondo | Valor |
Provisiones de prestaciones
Se registran al cerrar, si está marcado Provisionar mensual.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto de prima, vacaciones, cesantías e intereses | Valor | |
| 2610 Obligaciones laborales (cada prestación) | Valor |
Cómo verificar los asientos
- Desde la nómina: la sección Contabilidad de la liquidación.
- Desde contabilidad: Asientos (ícono de lista para ver las líneas) o Libro diario. Recuerde ajustar las fechas.
Anular pagos o liquidaciones
Nada se borra. El original y su reverso quedan en el libro, como exige la norma. Después de anular puede volver a Calcular el mismo mes.
- Anular un pago: en la tabla de Pagos pulse Anular pago. Solo se puede mientras la nómina no esté cerrada. Se crea el reverso del asiento de pago y el valor vuelve a quedar pendiente.
- Anular una liquidación: pulse Anular (botón rojo) y confirme.
- Si estaba cerrada, se reversan los tres asientos del cierre (causación, aportes y provisiones).
- Si no estaba cerrada, se reversan los pagos registrados.
- En ambos casos, los asientos originales quedan como Reversado y aparece el documento nomina_reverso.
Preguntas frecuentes y mensajes comunes
Estos son los mensajes que muestra el sistema y qué debe corregir en cada caso.
No se puede contabilizar la nómina. Revise las cuentas
Aparece al pagar o al cerrar. Debajo del mensaje está la lista de lo que falta, por ejemplo: «Falta cuenta de gasto en el concepto…», «Falta cuenta por pagar en el concepto…» o «Cuenta de banco para pagar nómina…».
Configure lo indicado en el concepto de nómina, en la pestaña Provisiones de la compañía o en Cuentas de tesorería, y repita.
La cuenta debe ser de disponible (grupo 11)
El Banco principal debe ser una cuenta auxiliar del grupo 11 (caja o bancos).
La cuenta no está activa o no es de movimiento (6 dígitos o más)
Se eligió una cuenta de grupo o una cuenta inactiva. Elija la auxiliar.
Seleccione la cuenta de la lista
En las casillas de cuenta no basta con escribir: hay que hacer clic en la cuenta de la lista desplegable.
No puedo editar una vacación, incapacidad o licencia
La liquidación de ese mes ya está cerrada. Si debe corregirla, anule la liquidación, corrija la novedad y vuelva a calcular.
No veo los asientos del cierre en el libro diario
Quedan con la fecha final del mes. Amplíe la Fecha final del filtro.
No aparece el aporte de salud del empleador, ICBF ni SENA
La casilla Empresa no exonerada de parafiscales está sin marcar, así que se aplica la exoneración legal. Si su empresa no es exonerada, márquela.
El aporte aparece a nombre del empleado y no de la EPS o el fondo
Al empleado le faltan los fondos en la pestaña Fondos y retención.
El primer mes del empleado sale incompleto
Es normal si la fecha de Inicio del contrato es posterior al día 1. El sistema liquida proporcional.
Nómina electrónica
La pantalla Nómina → Nómina electrónica está reservada para el envío a la DIAN y se habilitará más adelante. Por ahora no requiere configuración.
Lista de chequeo
Use esta lista al configurar la nómina y otra vez cada mes, antes de darla por cerrada.
Configuración inicial (una sola vez)
- Configurar compañía: variables generales, comprobantes, conceptos fijos, provisiones (porcentajes y cuentas) y FSP/retención.
- Todos los conceptos de nómina con cuentas contables.
- Fondos (EPS, pensión, cesantías, caja, ARL) con NIT.
- Empleados con fondos, contrato, salario, tipo de empleado y centro de costo.
Cada mes
- Registrar novedades: préstamos, vacaciones, incapacidades y licencias.
- Calcular el mes y revisar el detalle por empleado.
- Registrar la primera quincena e imprimir los volantes.
- Registrar la segunda quincena o el pago final.
- Cerrar nómina y revisar los asientos en la sección Contabilidad.
- Verificar que la cuenta 2505 Salarios por pagar quede en cero para el mes.
- Verificar los saldos de préstamos.